Содержание

Выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

  • на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
  • на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Отчитаться работник должен не позднее 3 дней после окончания периода, на который выдавались деньги. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

ВАЖНО! До 19.08.2017 действовало правило о невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

  • днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
  • расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
  • суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

  • дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
  • кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:

Выдача денежных средств из кассы подотчетным лицам отражается записью .

1. Д сч.50 «Касса» К сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами»
2. Д сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами» К сч. 26 «Общехозяйственные расходы»
3. Д сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами» К сч. 51 «Расчетные счета»
4. Д сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами» К сч.50 «Касса»

Выплачена из кассы зарплата директору организации

1. Д 70 « Расчеты с персоналом по оплате труда» К сч.51 «Расчетные счета»
2. Д 70 « Расчеты с персоналом по оплате труда» Ксч. 50 «Касса»
3. Д сч. 26 «Общехозяйственные расходы» К сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

3. Д сч. 20 «Основное производство» К сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

46. Запись «Д сч. 51 «Расчетные счета» К сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» означает .

Читать еще:  Лицензия на производство лекарственных средств выдается на

1. зачет ранее полученного аванса
2. перечисление аванса поставщику
3. поступление средств от покупателя в окончательный расчет

47. Запись Д сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К сч. 51 «Расчетные счета» означает:

1. возврат денег покупателям
2.перечисление аванса поставщику
3.поступление средств от покупателя
4.зачет ранее полученного аванса

48. Операции по движению денежных средств отражаются на счете 50 «Касса» на основании .

1. выписок банка
2.приходных и расходных кассовых ордеров
3.авансовых отчетов

49. Операции по движению денежных средств отражаются на счете 51 «Расчетные счета» на основании .

1. выписки банка
2. платежных поручений
3. приходных и расходных кассовых ордеров
4. авансовых отчетов

50. Получение организацией кредитов и займов отражается в учете записью по дебету счета 51 «Расчетные счета» и кредиту счетов .

1. 55 «Специальные счета в банках»
2. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
3. 58 «Финансовые вложения»
4. 91.1 «Прочие доходы»

Получение предоплаты от покупателя отражается записью .

1. Д-т сч. 51 «Расчётные счета» Ктсч. 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»
2. Д-т сч. 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» Кт сч.10 «Материалы»
3. Д-т сч. 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» Ктсч. 51 «Расчётные счета»
4.Д-т сч. 51 «Расчётные счета» Ктсч. 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками
5. Д-т сч. 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» Ктсч. 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»

54. При получении от покупателей аванса под поставку продукции в учёте делается запись по дебету счёта 51 «Расчётные счета» и кредиту счёта .

1.60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»
2. 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками»
3. 71 «Расчёты с подотчетными лицами»
4. 90 «Продажи»

Принятие на баланс приобретенных за плату объектов основных средств отражается записью .

1. Д-т сч. 01 «Основные средства» Ктсч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
2. Д-т сч. 01 «Основные средства» Ктсч. 08 «Вложения во внеоборотные активы»
3. Д-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы» Ктсч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Учет наличия и движения денежных документов осуществляется на счете .

1. 50 «Касса»
2. 51 «Расчетные счета»
3. 55 «Специальные счета в банках»
4. 57 «Переводы в пути»

Учёт расчётов с покупателями ( заказчиками) за поставленные им товарно- материальные ценности и оказанные услуги осуществляется на синтетическом счёте .

1. 51 «Расчетные счета»
2. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
3. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
4. 91 «Прочие доходы и расходы»

Фактические затраты по приобретению объектов основных средств за плату отражаются на счете .

1. 01 «Основные средства»
2. 08 «Вложения во внеоборотные активы»
3. 20 «Основное производство»
4. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

59. Отпуск материалов на общепроизводственные нужды отражается записью по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счета .

1. 20 «Основное производство»
2. 23 «Вспомогательные производства»
3. 25 «Общепроизводственные расходы»
4. 26 «Общехозяйственные расходы»
5. 28 «Брак в производстве»

60. Отпуск материалов на общехозяйственные нужды отражается записью по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счета .

1. 20 «Основное производство»
2. 23 «Вспомогательные производства»
3. 25 «Общепроизводственные расходы»
4. 26 «Общехозяйственные расходы»
5. 28 «Брак в производстве»

Дата добавления: 2018-04-15 ; просмотров: 486 ; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ

Расчеты с подотчетными лицами

Автор: Семина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Расчеты с подотчетными лицами – наиболее распространенный вид расчетов в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждений. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно оформить взаимоотношения с подотчетными лицами и отразить расчеты с ними в бухгалтерском учете?

Кому могут быть выданы подотчетные суммы?

Подотчетные лица – это физические лица, которым выдаются денежные средства из кассы либо с использованием банковских карт на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности учреждения.

Подотчетными могут быть:

любые работники учреждения;

физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);

физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, например, учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица.

Перечень подотчетных лиц может быть закреплен в рамках учетной политики учреждения.

Не допускается выдача денежных средств подотчетным лицам, у которых есть просроченная задолженность по предыдущим авансам (п. 214 Инструкции № 157н).

На основании какого документа выдаются деньги под отчет?

Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).

Распоряжение руководителя, как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).

Следует ли соблюдать предельный размер наличных расчетов?

Физические лица (за исключением ИП) не являются участниками наличных расчетов, поэтому денежные средства под отчет выдаются им без учета предельного размера наличных расчетов в 100 000 руб. (п. 2, 5, 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Вместе с тем при оплате подотчетным лицом за наличный расчет приобретенного товара, услуги, работы следует соблюдать данный предельный размер, поскольку в этом случае физическое лицо выступает от имени учреждения.

В какой срок подотчетное лицо должно отчитаться о расходах?

О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:

после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);

со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);

со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Каков порядок признания расходов подотчетного лица?

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Читать еще:  Принтер это основное средство или материалы

На каком счете учитываются расчеты с подотчетными лицами?

Для учета расчетов с данными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н):

по дебету отражается выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;

по кредиту – принятие произведенных за счет подотчетных сумм расходов и возврат неизрасходованного аванса.

Расчеты на счете 0 208 00 000 группируются в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета (п. 217 Инструкции № 157н):

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением в 24 – 26-м разрядах номера счета следующих подстатей КОСГУ:

567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;

667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Как учесть наличные расчеты с подотчетными лицами?

Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы

0 201 34 610
забалансовый счет 18

Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета

0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 000
0 106 00 000

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

0 201 34 510
забалансовый счет 18

Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету

0 201 34 610
забалансовый счет 18

Пример 1.

Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:

  • суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
  • проживание – 4 900 руб.;
  • проезд – 3 000 руб.

По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.). Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб. внесен в кассу.

Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.

Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы:

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 212 КОСГУ)

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

Начислены командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета:

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток наличных денежных средств
(3 000 – 2 700) руб.

2 201 34 510
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

Как отразить в учете расчеты с использованием банковских карт?

Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Перечислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения

0 210 03 561
забалансовый счет 17

0 201 11 610*
забалансовый счет 18

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт

0 210 03 661
забалансовый счет 18

Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом

0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 340
0 106 00 310

Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств

0 201 23 510
забалансовый счет 17

Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт

0 201 11 510*
забалансовый счет 18

1 201 23 610
забалансовый счет 18

* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.

** Счет применяется казенными учреждениями.

Пример 2.

На банковскую карту работника бюджетного учреждения культуры на основании заявки перечислены с лицевого счета денежные средства в размере 3 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Сотрудник приобрел канцелярские товары на всю сумму, оплатив покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый чеки.

Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания.

В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Зачислены на карту денежные средства

4 210 03 561
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)

4 201 11 610
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)

Оплачены работником с банковской карты канцтовары

4 210 03 661
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)

Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета

Пример 3.

Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник снял с банковской карты всю сумму через банкомат. За наличные средства он приобрел канцтовары на сумму 2 950 руб., а неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внес на карту через банкомат.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Зачислены на карту денежные средства

4 210 03 561
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)

4 201 11 610
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)

Сняты работником денежные средства с карты через банкомат

4 210 03 661
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)

Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета

Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованных наличных средств

4 201 23 510
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)

Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту

4 201 11 510
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)

4 201 23 610
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)

Выделим основные моменты, которые следует учитывать при организации взаимоотношений с подотчетными лицами и отражении расчетов с ними в бухгалтерском учете:

1) подотчетными лицами могут выступать не только работники учреждения, но и физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, а также сторонние лица, привлекаемые для выполнения отдельных полномочий;

2) наличные деньги выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица;

Читать еще:  Правила розничной торговли лекарственными средствами

3) при выдаче средств «подотчетникам» учреждение не обязано соблюдать лимит расчета наличными. Однако не следует забывать, что, оплачивая такими средствами товар, услуг, работу, подотчетные лица выступают от имени учреждения (то есть юридического лица, которое не может превышать установленный лимит в рамках одного договора);

4) сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам;

5) подотчетному лицу дается три рабочих дня для предоставления отчета об осуществленных расходах;

6) учет расходов с подотчетными лицами ведется на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 с указанием в 24 – 26-м разрядах номера счета подстатей 567, 667 КОСГУ.

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур.

Правила выдачи подотчетных сумм

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности.

Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.

Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

  1. Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
  2. Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.

Выдача наличными или перевод на карту

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

Дебет

Кредит

Описание

0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту

0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.

Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Рассмотрим при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector