Листок по учету кадров установленной формы

Инструкция: заполняем личный листок по учету кадров

Зачем заполнять

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что ее заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный учетный листок по учету кадров — после оформления на работу.

Правила заполнения

Законодатели не предусмотрели унифицированную форму бланка, инструкцию, как заполнить личный листок по учету кадров и образец заполнения. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Бумага содержит такие сведения, как:

1. Фото 4х6 см.
2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
3. Дата, место рождения.
4. Национальность.
5. Адрес проживания, контактный телефон.
6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
8. Пребывание за границей.
9. Сведение о составе семьи.
10. Воинская обязанность.

После оформления бланка, работник проставляет подпись и дату заполнения документа.

Как вносить изменения

В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров. Поправки бывают различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

Где и сколько хранить

Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.

Личный листок по учету кадров. Бланк и образец заполнения

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

• дате его рождения,
• адреса местожительства,
• серии и номера паспорта,
• сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Личный листок по учету кадров (образец)

lori-0002688845-bigwww.jpg

Похожие публикации

При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.

Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету, которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

• ФИО работника;
• Дата, место рождения;
• Гражданство;
• Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
• Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
• Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
• Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
• Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
• Информацию о наличии наград и званий;
• Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
• Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
• Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.

Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.

Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?

• Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
• Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
• Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
• Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
• Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).

Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.

Пример заполнения личного листка по учету кадров

Личный листок по учету кадров (бланк скачать)

Личный листок по учету кадров

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 72,0 кб

Личный листок по учету кадров является документом, заполнение которого человеку предоставляют только после его трудоустройства, его подшивают к личному делу сотрудника. Личный листок заполняется человеком, который непосредственно был принят на работу, собственноручно. Заполнять личный листок нужно: без каких-либо подчеркиваний, зачеркиваний, исправлений и помарок. Подобный документ выполняется в одном экземпляре при наличии в нем фотографии. На все вопросы должны быть предоставлены исчерпывающие ответы. Могут быть прописаны дополнительные вопросы, все зависит от требований конкретной организации. Также может понадобиться написание дополнительной анкеты.

Как заполняется листок по учету кадров

В общем и целом единого примера бланка этого документа как такового нет. Каждое предприятие составляет свой собственный бланк. Однако, как правило, подобный документ включает в себя наличие следующих сведений:

• фамилию, имя и отчество, эти данные пишутся полностью, без каких либо сокращений;
• арабскими цифрами нужно указать дату рождения, а именно число, месяц и год;
• место рождения;
• указывается адрес фактического проживания, место прописки и номер телефона;
• обучение;
• сведения о предыдущих местах работы: срок работы, занимаемая должность, название организации, место ее нахождения;
• дополнительные умения и навыки (уровень знания иностранных языков);
• наличие военного билета;
• семейное положение.

Личный листок по учету кадров

Для частных организаций этот документ не является обязательным. Для государственных организаций обязательность его применения в каждом конкретном случае определяется специальным нормативно-правовым актом. Например, по Приказу Генпрокуратуры России от 13.03.2018 № 135, этот документ обязателен в личных делах прокурорских работников, и сотрудники отдела персонала прокуратуры знают, как заполнить личный листок по учету кадров с учетом специфики. Единого нормативного акта, который бы обязывал все государственные предприятия использовать листок, не существует.

В листке собраны основные данные о сотруднике. Это позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними, составить правильное представление о новом работнике и принять решение о том, какую работу ему поручить.

Правила заполнения

Листок содержит следующие сведения о сотруднике:

• Ф.И.О. гражданина;
• пол;
• число, месяц, год и место рождения;
• национальность;
• домашний адрес, телефон;
• паспортные данные;
• образование;
• сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
• профессиональные навыки и умения;
• пребывание за границей: период, место, цель поездки;
• отношение к воинской обязанности;
• данные о семейном положении;
• сведения о близких родственниках: степень родства, Ф.И.О., год рождения;
• дата заполнения и личная подпись сотрудника;
• фото размером 4×6 см.

Бланк заполняется работником собственноручно. Правильность указанных в документе данных.заверяется подписью.

Какие документы требуются для оформления

Сведения в листок по учету кадров вносятся на основании документов. Работнику понадобятся:

• паспорт;
• диплом об образовании;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документы о семейном положении;
• справки о наличии наград, льгот и т. д.;
• личная фотография.

Что делать, если сведения устарели

В жизни каждого человека происходят перемены. В связи с этим сведения, внесенные в документ, теряют свою актуальность. Как вариант — сотрудница после свадьбы берет фамилию мужа. Или работник окончил обучение в учебном заведении и получил диплом, подтверждающий наличие у него новой ступени образования. В этом случае сотрудник обращается к кадровику и передает ему новую информацию, предъявив подтверждающий изменения документ.

Поскольку изменения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся, кадровый работник для отражения новой информации составит дополнение к личному листку по учету кадров. В этом документе отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике.

Можно ли отказаться от заполнения бланка

Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет право отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф. Принудить человека к заполнению документа никто не может. Но, принимая решение об отказе, работнику необходимо учитывать, что этот факт не лучшим образом повлияет на сложившееся о нем впечатление. Совсем другое дело, если речь идет о прокуратуре — личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно и находится в первом разделе его личного дела.

Можно ли забрать его после увольнения

Так как этот документ является частью кадровой документации фирмы, забрать его гражданин не вправе даже после увольнения. Но никто не запрещает обратиться к работодателю с письменным заявлением, содержащим просьбу о предоставлении ему на руки заверенной копии листка.